Systemy zarządzania majątkiem (Property Management Systems) mogą być wykorzystywane w zarządzaniu nieruchomościami, produkcją, logistyką, własnością intelektualną lub zakwaterowaniem rządowym czy hotelarskim. W tej ostatniej branży, w obecnych czasach, PMS, które zastąpiły staroświeckie, oparte na papierze metody są wręcz niezbędne – umożliwiają sprawne zarządzanie hotelem przy zredukowanym zatrudnieniu i ograniczeniu usług outsorcingowych, a więc znacznie zmniejszonych kosztach. Dlaczego wdrożyć w hotelu program recepcyjny?

Sprawne zarządzanie hotelem

Dla odwiedzających hotel gości najbardziej istotna jest sprawna obsługa, na którą składają się takie elementy jak:
– łatwość rezerwacji pokoju hotelowego,
– szybkość obsługi przy zameldowaniu i wymeldowaniu,
– nieskomplikowane i jasne zasady panujące w hotelu (a więc łatwy dostęp do informacji).
Wszystkim tym wymaganiom sprosta dobry program recepcyjny. Jakie funkcjonalności powinien posiadać taki, żeby był wydajny, niezawodny oraz przyjazny zarówno dla klienta, jak i pracownika?

Faza pierwsza pobytu gościa w hotelu to rezerwacja pokoju. Program recepcyjny powinien umożliwić szybką i łatwą komunikację, a więc musi sprostać zadaniom takim jak:
– sprawna współpraca z portalami rezerwacyjnymi (szybkość przekazu danych o dostępności pokoi w hotelu i automatyczne wprowadzanie rezerwacji do systemu PMS),
– bezproblemowa rezerwacja w recepcji (przydział na pulę i pojedynczy pokój, przydział ceny, automatyczne potwierdzenie rezerwacji via mail, wystawianie faktur pro forma).

Kolejny etap pobytu gościa w hotelu to zameldowanie w recepcji – szczególne znaczenie ma czas obsługi w przypadku grup. Dobry program recepcyjny umożliwia szybkie przydzielenie pokoi, grupowe check-in (oraz check-out), współpracę z popularnymi plikami (np. wczytanie listy gości z pliku Excel).

Pobyt w hotelu powinien być przyjemnością, dlatego wszelkie udogodnienia takie jak korzystanie z dostawy do pokoju czy minibarku lub PayTV, system obsługi hotelu rejestruje i rozlicza automatycznie.

Ostatnim etapem odwiedzin jest wymeldowanie i wszystkie towarzyszące mu czynności. Program do obsługi recepcyjnej musi szybko, sprawnie i w jak największym stopniu automatycznie wymeldować gościa, rozliczyć pobyt (również w walutach obcych), wystawić fakturę oraz naliczyć prowizję dla biur podróży i przekazać informację o puli wolnych pokojów na internetowe portale rezerwacyjne.

Marketing i sprzedaż

Dobry program PMS nie tylko szybko i sprawnie obsługuje klienta, ale również wspomaga działania marketingowe, zarządza sprzedażą i wydatkami, wspomaga magazyn i umożliwia prognozowanie.

Allotments jako rezerwacja puli wolnych pokoi dla wybranych klientów, revenue management (dostosowanie cennika w zależności od prognozowanego i rzeczywistego obłożenia hotelu) czy współpraca z MS Office (w tym mass mailing) to tylko niektóre narzędzia wspierające dobry marketing.

Istotny dla zarządzania hotelem jest także moduł CRM (Customer Relationship Management) odpowiadający za budowanie relacji z kontrahentem (obsługa umów, baza mailingowa, prowadzenie statystyk kontrahenta), oraz inne narzędzia wspomagające magazyn, procesy inwentaryzacji czy generujące zestawienia statystyczne, raporty (także z zakresu menu engineering) prognozy i analizy.

Ważne z punktu widzenia optymalizacji zarządzania oraz rentowności i uzasadnienia ekonomicznej racji bytu hotelu, są zestawienia finansowe. Dobre programy PMS umożliwiają nie tylko prezentację zestawień finansowych, ale również ich tworzenie w przystępnej, modyfikowalnej postaci, najlepiej w formie tabel, w których dane zestawiać można w dowolny sposób oraz tworzyć na ich podstawie wykresy i prognozy.

no comments

Leave me comment