Coraz większa grupa przedsiębiorstw interesuje się uruchomieniem w ramach swojej działalności systemów informatycznych. Wymarzonym rozwiązaniem okazuje się system ERP, który koordynuje wszystkie aspekty funkcjonowania firmy, rozliczając precyzyjnie efektywność pracowników, prowadząc rozliczenia kadrowo-księgowe oraz nadzorując projekty. Zintegrowane systemy zarządzania – http://jirasolutions.pl/uslugi/rozwoj/ – mogą być wzbogacane w odrębne moduły szybkiego archiwizowania i przekazywania informacji w obrębie firmy. Dlaczego to jest korzystne i z jakich względów warto u siebie w przedsiębiorstwo wdrożyć takowe praktyki?

Co daje inteligentny obieg dokumentów?

Przede wszystkim wygodę. Stosy papierów, setki segregatorów oraz trudności w poszukiwaniu dokumentów, które wskutek błędnego, ręcznego ewidencjonowania znajdują się w zupełnie innych miejscach, niż wynikałoby to pierwotnie ze struktury archiwum. Niestety, ale takie zaniedbania bezpośrednio przekładają się na to w jaki sposób funkcjonuje firma. Wymogi formalne, dostęp do dokumentacji projektowej finansowej i składanie wszelkiej dokumentacji w formie papierowej jest mocno ograniczony przez zastosowanie fizycznej dokumentacji. Patrząc na epokę informatyzacji, że wstydem trzeba przyznać, że wciąż wielu miejscach brakuje interaktywnych systemów zarządzania informacjami i przesyłania dokumentacji. Szkoda, bo integracja systemu JIRA, jak i innych systemów obiegowych jest bardzo prosta i wiele nie kosztuje.

Raz na zawsze można byłoby zapomnieć o samodzielnym składaniu wniosków, poszukiwaniu pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie dokumentacji. Nie mówiąc już o zamieszaniu w papierach, które to nie jest wskazane w żadnym przedsiębiorstwie – w końcu kontrola skarbowa oraz audytorzy nie śpią!

Byłoby to też nieocenione narzędzie w przypadku dokumentacji, która to siłą rzeczy musi być ręcznie ewidencjonowana w formie papierowej. Systemy pozwalają tworzyć przejrzyste sygnatury fizyczne dokumentów, co ułatwia znacząco katalogowanie.

Rola komunikacji w firmie

Integracja systemu JIRA, jak i każdego innego mogłaby istotnie pomóc w poprawie komunikacji wewnątrz zespołu pracowniczego. Niestety, ale ten aspekt jest wcale wciąż słabo dostrzegany przez wiele firm polskich. Komunikacja to nie tylko integracja i korzystanie z pewnych kanonów języka profesjonalnego. Jest to także przepływ istotnych i potrzebnych wszystkim dokumentów. W ramach systemu JIRA jeden dokument może być przeglądany przez kilkadziesiąt osób jednocześnie, z równoczesną możliwością pobrania oraz uzupełnienia odpowiednich informacji. Każdy z pracowników realizujących projekt może się natychmiastowo odnieść do nowych zarządzeń, planów oraz informacji – to z pewnością ma kolosalne znaczenie dla płynności pracy. Nie ma jednak właściwej komunikacji bez równorzędnego, sprawiedliwego i wygodnego dostępu do dokumentów.

Trochę o systemach ewidencjonowania

System JIRA wspomniany powyżej to jeden z wielu rozwiązań z zakresu cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. Przesyłanie podstawowych z punktu widzenia działalności gospodarczej dokumentów nie jest wcale prostym zadaniem, szczególnie gdy popatrzy się na papierową formę tejże. Trzeba więc odpowiednio podejść do kwestii digitalizacji zasobów dokumentacji firmowej. Korzystnym posunięciem w tej dziedzinie okazać się może inteligentne zarządzanie za pomocą specjalnego systemu. Integracja systemu JIRA jest prosta i nie zajmuje wiele czasu. To właśnie dzięki niej wszystkie dokumenty będą mogły być z łatwością autoryzowane, przeglądane, katalogowane oraz przeglądane. Przesyłanie odbywa się drogą zaszyfrowanej komunikacji, co ma niebotyczne znaczenie dla zapewnienia pełnego bezpieczeństwa informacji.

no comments

Leave me comment